発注書を読み起こして、
請求書にした話

1. 現場で積み上がっていたこと

顧客名・社名は伏せた一般化です。金属加工など、紙・PDFの発注が多い現場で起きやすい話として書いています。

取引先からの発注書は、ほぼPDF。毎月100件以上を一枚ずつ開き、品名・数量・金額を読み取ってExcelへ手入力する。何年も続く定例作業です。

すでに月額の業務ソフトを入れている会社でも、「PDFの読み取り」までは届かないことがあります。いちばん時間がかかる所が、手作業のまま残る——よく聞くパターンです。

2. 見せたもの

発注書のPDF（や写真）を読み込み、中身を自動で拾い、請求に使える形へ整えるツールを用意しました。

事務の方に画面を見せたところ、「請求書がとても綺麗に仕上がっていて、感動しました」と言ってもらえました。動くものを目の前で見せると、次の困りごとも一気に出てきます。

1. 発注書（PDF／写真）を取り込む
2. 品名・数量・金額などを読み取る
3. 会社の書式に合わせて整形する
4. 人が確認して、請求書・関連帳票へつなぐ

3. その場で広がった依頼

デモのあと、「納品書も」「出荷数の集計も」と追加の依頼が出ました。現場の人は、便利になると分かると、隣の作業も見せてくれます。

画面越しだけでは分からない手順の止まりどころも、工場と事務所を見ると見えてきます。次に作るべき機能は、そこで決まります。

4. bizportの考え方

全部入りの高価な基幹を押し込むのではなく、「いちばん詰まっている一手」を補う。足りる部分は既存ソフトやExcelを活かし、届かない所だけオリジナルでつなぎます。

手書きの読みにくさ、得意先ごとの書式差、確認の置き場所——ここを一緒に決めると、定着しやすくなります。