届いたFAXの仕分けを、
1枚3分から4秒にした話

1. 現場で起きていたこと

FAXが届く。スタッフが取りに行く。紙を見て「これは誰の？」と確認する。基幹システムを開いて対象を探す。スキャンして添付する。

1枚あたりおおよそ3分。1日30枚なら約90分。特別な作業ではなく、毎日の「当たり前」として積み上がっていました。

2. 仕組みにした流れ

顧客名・接続情報は伏せた一般化です。同じ種類の作業で起きやすいパターンとして書いています。

人がやっていた「見て、探して、仕分けて、渡す」を、次の流れに置き換えました。

1. FAX（PDF）の到着を自動で検知する
2. AIが中身を読み、対象者名・書類の種類を判別する
3. 1通に複数名が混ざっていれば分割する
4. 名簿と照合して、担当へ通知する

3. 数字で見た変化

処理時間はおおよそ99%削減。広告DMなどはスキップし、必要な通知だけが届くようにしました。

「気づかず翌日」になりやすかった放置も、即時通知で減らせます。

4. 現場がやらなくてよいこと

スタッフ側の操作は増やしません。FAXが届いたら通知が来る、がゴールです。

特別な高額サーバーを前提にせず、いまの受信環境とPCを活かす設計にしています。電子カルテや名簿の違いも、つなぎの部品を差し替える想定です。